МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ
23.03.2006 N 31-26030-12-29/6045

(Витяг)

Щодо відшкодування витрат на відрядження

Стосовно порушених у листі питань зазначаємо.

1. Якщо директор підприємства був у відрядженні у Польщі, квитки на переліт оплатило підприємство з розрахункового рахунку, проживання в готелі директор оплатив за власний кошт, то за яким курсом НБУ зробити розрахунок за проживання в готелі?

Директор здав авансовий звіт із запізненням. Чи можна виплатити директору добові і (відшкодувати) витрати на проживання в готелі?

Відповідно до пункту 1.2 (розділу II) Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59 (далі - Інструкція), підприємства, що направляють працівників у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди відряджаються працівники, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ).

Працівникам, яких направляють у відрядження підприємства крім державних службовців, а також інших осіб, яких направляють у відрядження підприємства, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), добові виплачують в іноземній валюті у сумі, що в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує визначених граничних норм добових витрат.

Згідно з пунктом 1.15 (розділу II) Інструкції після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження.

У межах строків, визначених Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" ( 889-15 ) для подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, керівник підприємства (у разі відсутності - його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження цього звіту.

Разом із звітом про використання коштів, наданих на відрядження, подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Відповідно до пункту 1.17 (розділу II) Інструкції якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

2. Якщо працівник працює на підприємстві за цивільною угодою, чи має право підприємство виплачувати добові, відшкодовувати витрати за проїзд і проживання? Чи справляється з цих витрат податок з доходів фізосіб?

Згідно зі статтею 121 Кодексу законів про працю України ( 322-08 ), яким регулюються трудові відносини працівників, на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями мають право працівники підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та виду діяльності.

Тобто згідно з чинним законодавством надання гарантій і компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями передбачено для осіб, які перебувають у трудових відносинах з підприємством.

Відповідно до "Загальних положень" Інструкції службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк по іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Згідно з законодавством України працівником є особа, яка працює на підприємстві, в організації, установі та виконує обов'язки або (виконує) функції згідно з трудовим договором (контрактом).

Звідси випливає те, що поїздка за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту особи, яка працює на підприємстві за цивільною угодою, відповідно до положень Інструкції не вважатиметься відрядженням, а отже такій особі не можуть відшкодовуватися добові витрати, а також витрати за проїзд та проживання.

Водночас слід зазначити, що відповідно до Закону України "Про державну податкову службу в Україні" ( 509-12 ) та підпункту 4.4.2 пункту 4.4 статті 4 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" ( 2181-14 ) здійснення роз'яснення законодавства з питань оподаткування належить до повноважень органів державної податкової служби.

3. Підприємство направило у відрядження члена керівного органу (загального зібрання) ТОВ - одного із засновників підприємства, який не перебуває у трудових відносинах з підприємством. Чи має право підприємство виплачувати добові, відшкодовувати витрати за проїзд і проживання засновнику підприємства?"

Відповідно до підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ) до складу валових витрат підприємства включаються витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким підприємством, або є членами керівних органів такого підприємства, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), телефонних рахунків тощо. Додатково до зазначених витрат відносяться добові витрати у межах граничних норм, встановлених Постановою Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

На думку Міністерства фінансів, для відшкодування витрат на відрядження з віднесенням їх до складу валових витрат підприємства особам, які не перебувають у трудових відносинах з підприємством або не є членами його керівного органу, підстав не вбачається. З огляду на зазначене підприємство має право направляти у відрядження членів керівних органів підприємства.

Заступник Міністра В.Лісовенко