Использование факсимильной подписи на расходных накладных

В связи со вступлением в силу нового Гражданского кодекса было признано правомерным использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон.

Появление вышеуказанной нормы вызвало многочисленные вопросы, суть которых сводится к следующему:

ВОПРОС: Можно ли на расходной накладной на отпуск товара покупателям бригадой материально-ответственных лиц со склада фирмы использовать факсимильные подписи бригадира и членов бригады, главного бухгалтера, директора?

ОТВТЕ: Как усматривается из вопроса, факсимиле предполагается проставлять от имени продавца.

Факсимиле - от лат. fac simile - "сделай подобное" - печать, клише, с помощью которого воспроизводится подпись лица.

Необходимо отметить, что в нормативно-правовых актах Украины используется термин факсимиле, факсимильная подпись, однако, что именно подразумевается под данными терминами законодатель не установил.

Так согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины (далее по тексту - ГКУ), которая устанавливает требования к форме сделок, использование при совершении сделок факсимиле, воссоздания подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Согласно ст. 202 ГКУ сделкой считается действие лица, направленное на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Оформление расходной накладной свидетельствует о передаче товара продавцом покупателю (переходе права собственности и рисков), т.е. свидетельствует об осуществлении хозяйственной операции, поэтому расходную накладную можно назвать сделкой. В понимании же бухгалтерского учета расходная накладная является первичным документом.

Относительно договорного урегулирования проставления факсимиле следует отметить:

Вариант, когда стороны договора предусмотрят возможность использования факсимиле при передаче покупателю товара не исключается, но в этом случае договором должно быть предусмотрено проставление факсимиле на документах, оформляемых во исполнение такого договора с отражением в последнем (допсоглашении/приложении к нему) образцов соответствующих аналогов собственноручных подписей.

Относительно законодательного урегулирования факсимиле:

Среди актов, регулирующих гражданские отношения в ст. 4 ГКУ указаны акты, которые издаются органами государственной власти Украины в случаях и в пределах, установленных Конституцией Украины и законом.

Согласно ч. 2 ст. 6 Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”, Министерство финансов Украины является уполномоченным государственным органом по утверждению национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета и других нормативно-правовых актов относительно ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.

Пункт 2.1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88 (далее по тексту - Положение N 88) предусматривает, что “первичные документы - это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Хозяйственные операции - это факты предпринимательской и другой деятельности, которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов”.

Согласно п. 2.5 Положения N 88, документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа либо другом механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое осуществило хозяйственную операцию.

На основании вышеизложенного есть основания считать, что факсимильная подпись должностных лиц может применяться при оформлении расходных накладных, даже при отсутствии договоренности сторон договора, во исполнение которого оформляется расходная накладная.

Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда применение факсимиле (факсимильной подписи) не допускается, однако это, как правило, касается оформления платежных документов.

Статья 9 Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” установила обязательные реквизиты первичных документов, среди которых: название документа; дата и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись либо иные данные, которые позволяют идентифицировать лицо, которое принимало участие в совершении хозяйственной операции. Наличие двух последних требований к первичному документу не исключает возникновение спорной ситуации, в случае, если расходная накладная будет оформлена лишь с использованием факсимиле, т.е. без проставления данных о составителе. Поэтому во исполнение двух последних требований вышеуказанного закона в расходной накладной на отпуск товаров необходимо указывать должность составителя, его фамилию и подпись.

Проставление фамилии составителя, должности и подписи позволит определить лицо, которое осуществило хозяйственную операцию и таким образом избежать возможных хищений и трудовых споров, связанных с увольнением по причине утраты доверия.

Лиц, которые будут заниматься непосредственным оформлением расходных накладных, целесообразно под роспись проинструктировать о порядке и требованиях к расходной накладной и порядку ее заполнения, а также ознакомить под роспись с приказом и инструкцией о порядке использования факсимиле. Возможно внесение изменения в должностные инструкции соответствующих работников, о чем ознакомить, последних под роспись.

Идентификация лица, которое проставило факсимиле, может быть разрешена путем присвоения номера соответствующему факсимиле (при изготовлении нескольких одинаковых факсимиле), однако не исключен вариант, когда такой номер не будет отражен на документе (например, не отпечатается и т.п.).

Пункт 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штем-пельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, утвержденной Приказом Министерства внутренних дел от 11.01.99 г. N 17, предусматривает, что все другие штампы и изделия: пломбираторы, факсимиле. штемпели, бракеровочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входной и исходной почты, инвентарные штампы для библиотек и тому подобное изготовляются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайствам, подписанным руководителями предприятий, учреждений и организаций, для которых предназначаются эти изделия.

Кроме того, факсимильная подпись, должностных лиц по желанию может применятся в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (на приказах, распоряжениях, договорах и т.д.).

Таким образом, применение факсимиле при оформлении расходных накладных на отпуск товаров возможно, однако по нашему мнению, должно быть оформлено соответствующим образом: либо приказом руководителя о применении на предприятии факсимиле с указанием - на каких именно документах, либо инструкцией, утвержденной руководством и т.п.

Что касается документального оформления использования клише, то считаем возможным предложить проекты следующих документов: проект ходатайства на изготовление факсимиле, проект приказа об использовании факсимиле и порядке заполнения расходной накладной, а также проект инструкции о порядке использования факсимиле и заполнения расходной накладной.

Рекомендуем распечатывать приказ на одном листе в двухстороннем варианте.

По смыслу проектов предлагаемых приказа и Инструкции, необходимо будет вести учет приемапередачи дополнительных печатей и факсимиле, для чего необходимо будет назначить ответственного и изготовить соответствующий журнал учета.

В последующем как приказ, так и Инструкция могут изменяться и дополняться. Об изменениях необходимо ознакамливать под роспись лиц, которых такие изменения либо дополнения будут касаться.

Приложение

1. Проект ходатайства на изготовление факсимиле;

2. Проект приказа об использовании факсимиле и порядке заполнения расходной накладной;

3. Проект инструкции о порядке использования факсимиле и заполнении расходной накладной.

____________________________
____________________________

____________________________
Директора

___________________________
______,г.______________________
ул.____________________.______.

Ходатайство

Прошу Вас изготовить факсимиле моей подписи для дальнейшего использования его в хозяйственной деятельности предприятия.

Директор ________________

Приказ №

г.____________________

“____”____________2004г.

“Об утверждении инструкции О порядке пользования на предприятии дополнительными печатями, факсимиле директора, главного бухгалтера и иными факсимиле, а также оформления первичных документов”.

Для правильности применения и использования на предприятии дополнительных печатей, факсимиле директора и главного бухгалтера, а также оформления первичных документов, подтверждающих передачу товароматериальных ценностей получателям

Приказываю:

1. Утвердить Инструкцию “О порядке пользования на предприятии дополнительными печатями, факсимиле директора, главного бухгалтера и иными факсимиле, а также оформления первичных документов”. При использовании дополнительных печатей предприятия и факсимиле сотрудников предприятия неукоснительно руководствоваться требованиями указанной Инструкции.

Срок - постоянно. Ответственные - сотрудники.

2. Дополнительные печати предприятия, факсимиле директора и факсимиле главного бухгалтера выдаются:

1). Начальнику отдела продажи__________________для использования их в хозяйственной деятельности предприятия.

2). Бригадиру___________________________для использования их в хозяйственной деятельности предприятия.

3). Кладовщику склада________________________________для использования их в хозяйственной деятельности предприятия.

Срок - в течение десяти дней с момента изготовления. Ответственный -______________________

3. Обеспечение изготовления дополнительных печатей и факсимиле поручить начальнику отдела______________

Срок - в течение пятнадцати календарных дней с момента ознакомления с настоящим приказом.

Ответственный -______________________

4. Указанные в п. 2. настоящего приказа лица являются ответственными за целевое испо'льзование и сохранность дополнительных печатей, факсимиле директора и факсимиле главного бухгалтера, которые выданы им для использования в целях обеспечения хозяйственной деятельности предприятия. Запретить лицам, указанным в п. 2 настоящего приказа, передавать вверенные им дополнительные печати и факсимиле.

Срок - постоянно с момента получения до сдачи. Ответственные - лица указанные в п. 2 настоящего приказа.

5. Дополнить уже заключенные и действующие между предприятием и контрагентами договора о возможности использовать дополнительные печати и факсимиле, предусмотренные Инструкцией, указанной п. 1 настоящего приказа.

Срок - до “___”_________2004г.

Ответственный________________________

6. Начальнику отдела - в течение десяти календарных дней с момента подписания настоящего приказа ознакомить с приказом всех сотрудников предприятия под роспись, а также выдать по роспись дополнительные печати и факсимиле обеспечив их учет и передачу в дальнейшем путем ведения соответствующего журнала. Сотрудников, перечисленных в п. 2 настоящего приказа ознакомить под роспись с Инструкцией, которая указана в п. 1 настоящего приказа. В случае

дополнения списка лиц, которые перечислены в п. 2 настоящего приказа начальнику отдела____________________________

в течение трех календарных дней с момента подписания настоящего приказа ознакамливать с приказом соответствующих сотрудников предприятия под роспись.

Срок - постоянно.

Ответственный -______________________

7. Периодически осуществлять выборочную проверку издаваемых предприятием документов на предмет правильности применения факсимиле директора и дополнительной печати. Срок - постоянно.

Контроль исполнения оставляю за собой.

Приложение: Инструкция “О порядке использования на предприятии дополнительных печатей, факсимиле директора и главного бухгалтера, а также оформления первичных документов, подтверждающих передачу товароматериальных ценностей получателям” на одном листе.

Директор _______________________

“Утверждаю”

Директор__________ _______________

“_____”_______________________ 2004 г.

Приказ №_______от__________________04г.

Инструкция
О порядке пользования на предприятии дополнительными печатями,
факсимиле директора, главного бухгалтера и иными факсимиле,
а также оформления первичных документов

Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения и использования на предприятии дополнительных печатей и факсимиле в ходе осуществления хозяйственной деятельности предприятия.

2. Настоящая Инструкция обязательна для исполнения должностными лицами, которым в соответствии с приказом выдается дополнительная печать и факсимиле для их использования в хозяйственной деятельности предприятия.

Применение дополнительной печати и факсимиле.
Порядок оформления документов с их использованием.

3. Дополнительная печать предприятия и факсимиле может использоваться только на следующих документах:

3.1. счетах, выписанных предприятием на оплату отгруженного клиентам товара;

3.2. актах приема-передачи, подписываемых предприятием с клиентами во исполнение обязательств по заключенным договорам;

3.3. расходных накладных на отпуск товара в адрес получателей.

4. Применение факсимиле директора и главного бухгалтера, а также дополнительной печати на документах, указанных в п.п. 3.1 и 3.2 Инструкции допускается только при условии, если возможность такого применения предусмотрена в соответствующих договорах.

5. При оформлении расходных накладных на отпуск товара контрагентам предприятия с использованием дополнительной печати и факсимиле, распорядитель печатью/факсимиле должен удостовериться что оттиск печати отображает номер печати/факсимиле, если последние имеют такой номер, кроме того, в левом или правом нижнем углу указывает свою должность, фамилию и ставит подпись.

При оформлении расходной накладной на отпуск товароматериальных ценностей контрагентам уполномоченное приказом лицо на составление расходной накладной, должно потребовать от представителя контрагента оригинал доверенности, который изымается у представителя и передается в бухгалтерию для учета.

Прежде чем произвести выдачу товара представителю контрагента, проверяется его личность на соответствие данным, которые указаны в доверенности на получение товароматериальных ценностей, а также сверяется количество и наименование товароматериальных ценностей предполагаемых к выдаче (получению контрагентом). После проверки наличия на складе (в магазине) товароматериальных ценностей, необходимых к выдаче контрагенту, составляется расходная накладная.

Расходная накладная, кроме оттиска факсимиле и/или дополнительной печати предприятия, в случае необходимости последних, должна содержать: название документа; дату и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции; должность, фамилию имя и отчество лица, ответственного за оформление накладной и передачу товароматериальных ценностей, а также личную подпись последнего.

6. Применение факсимиле, дополнительных печатей предприятия и факсимиле должностных лиц последнего на документах, не предусмотренных настоящей Инструкцией, запрещается.

7. Применение дополнительных печати и факсимиле на документах, указанных в п.1 Инструкции может осуществляться также в отсутствие на предприятии директора, главного бухгалтера и/или иного должностного лица (по болезни, в командировке, в отпуске и т.д.).

8. Дополнительная печать предприятия и факсимиле передается для использования должностному лицу предприятия, которое определяется в соответствии с приказом. Вышеупомянутое лицо является ответственным за сохранность и целевое использование дополнительной печати и факсимиле.

9. Дополнительная печать и факсимиле передаются под роспись, о чем делается соответствующая отметка в журнале приема-передачи дополнительных печатей и факсимиле.

Адвокат Бухгалтера, №22(76), ноябрь 2004 г.
Подписной индекс 23311