МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
від 03.05.94
м.Київ

( Правила діють до набрання чинності Сімейним кодексом України
згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 4/5 від 17.01.2003 )

( Правила не застосовуються в роботі з 1 січня 2003 року
на підставі Наказу Міністерства юстиції
N 86/5 від 26.09.2002 )

Правила
з питань поновлення втрачених
записів актів громадянського стану

1. Поновлення записів актів громадянського стану* провадиться відділами реєстрації актів громадянського стану у випадках втрати цих записів.

_______________

* Розроблені на підставі Положення про порядок зміни, поновлення, анулювання записів актів громадянського стану, порядок і строки зберігання актових книг, затвердженого постановою колегії Міністерства юстиції України від 14 квітня 1993 р. N 6.

2. Втрата в органах реєстрації актів громадянського стану запису повинна бути підтверджена відділом реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій за місцем, де знаходився втрачений запис, який надсилає заявнику повідомлення про відсутність відповідного актового запису за затвердженою формою (додаток N 1)**.

_______________

** Додатки не наводяться.

Відділ реєстрації актів громадянського стану управління юстиції, що підтверджує втрату запису, повинен перевірити наявність запису по книгах реєстрації актів громадянського стану населеного пункту, зазначеного в заяві.

Повідомлення про відсутність запису може видаватися (надсилатися) відділом реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій тільки після перевірки наявності запису у відділі реєстрації актів громадянського стану, в якому повинні зберігатися перші примірники книг реєстрації актів громадянського стану населеного пункту, зазначеного в заяві.

У повідомленні зазначається, на кого, за який період і по яких населених пунктах проведена перевірка наявності запису в книгах реєстрації актів громадянського стану, а також, чи збереглися за період, що перевіряється (повністю або частково), книги реєстрації актів громадянського стану та записи в них.

3. Поновлення втрачених записів актів про одруження, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові, розірвання шлюбу, смерть провадиться тільки при наявності документів, які підтверджують, що відповідний запис був раніше складений (свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану або належним чином засвідчені копії свідоцтв, штампи про реєстрацію актів громадянського стану в документах, які посвідчують особу, та ін.), або на підставі рішення суду.

4. Заява про поновлення запису акта громадянського стану за затвердженою формою (додаток N 2) подається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника.

Відділ реєстрації актів громадянського стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення запису акта громадянського стану.

5. Записи на дітей, які не досягли 18 років, поновлюються за заявами їх батьків, усиновителів, опікунів та піклувальників, а також інших осіб та закладів, на вихованні яких знаходяться неповнолітні. При необхідності в окремих випадках з такими заявами можуть звертатися в органи реєстрації актів громадянського стану самі неповнолітні, які досягли 16 років.

Записи актів громадянського стану на осіб, які визнані в установленому законом порядку недієздатними внаслідок душевної хвороби або недоумства, поновлюються за заявами їх опікунів, а щодо осіб, над якими за станом здоров'я встановлено опікування, за заявами їх піклувальників.

6. Поновлення записів актів громадянського стану щодо померлих провадиться за заявами осіб, які входять в коло спадкоємців за законом, що зазначені в статтях 529, 530 Цивільного кодексу України ( 1540-06 ), або за заповітом (ст.534).

7. До заяви додаються:

повідомлення відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції за місцем реєстрації акта про відсутність запису, документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення запису, виписка з паспорта.

Якщо у заявника є оригінал первинного свідоцтва, в якому чітко видно всі відомості та відбиток печатки, до заяви додається тільки виписка з паспорта.

При перевірці необхідно з'ясувати не тільки число, місяць і рік народження заявника, а й відомості про батьків. Від правильної вказівки відомостей про батьків заявника у поновленому запису залежить правильне написання прізвища, імені, по батькові, зазначення національності при отриманні паспорта. Ці відомості істотно впливають на цивільно-правові відносини.

8. Вік особи у поновленому запису акта про народження, як правило, вказується на підставі представлених заявником документів, якщо вони не мають суперечності.

Якщо відділ реєстрації актів громадянського стану не мав можливості встановити день і місяць народження, датою народження у висновку необхідно вказати 1 липня відповідного року, а якщо неможливо встановити лише день народження, то вказується 15 число відповідного місяця.

Якщо з представлених документів видно лише те, що заявник народився в першій половині року, днем народження необхідно вказати 1 квітня відповідного року, а якщо у другій половині року, то вказується 1 жовтня того ж року.

У разі, коли заявник не може підтвердити документами місце народження, у графі "Місце народження" необхідно вказати той населений пункт, в якому знаходиться відділ реєстрації актів громадянського стану, який реєструє поновлений запис, про що робиться відмітка в графі "Для відміток".

9. На підставі поданих документів та наслідків перевірки відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника складає висновок (додаток N 3) про поновлення (або про відмову у поновленні) втраченого запису акта громадянського стану.

10. У разі відмови у поновленні запису акта громадянського стану у висновку органу реєстрації актів громадянського стану вказується:

- ким і коли подана заява про поновлення запису;

- який конкретно запис просять поновити;

- які документи представлені заявником (документи перелічити);

- що встановлено по результатах перевірки;

- причини відмови у поновленні запису. 11. Висновок відділу реєстрації актів громадянського стану про поновлення запису акта громадянського стану з документами надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем, де знаходився втрачений запис, для реєстрації поновленого запису, а якщо втрачений запис знаходився за межами України, реєстрація поновленого запису акта провадиться за місцем проживання заявника.

12. Відділ реєстрації актів громадянського стану, який одержав висновок про поновлення втраченого запису, не вправі відмовити в реєстрації поновленого запису. Якщо, на його думку, висновок про поновлення втраченого запису складено з порушенням чинного законодавства або він не відповідає зібраним матеріалам, висновок може бути оскаржений (за місцем винесення висновку про поновлення запису) у відділ реєстрації актів громадянського стану управління юстиції. В цьому випадку відділ реєстрації актів громадянського стану складає мотивоване заперечення на висновок, яке разом з усіма матеріалами надсилає у відділ реєстрації актів громадянського стану управління юстиції за місцем реєстрації поновленого запису. Останній після ретельного вивчення матеріалів при наявності достатніх підстав для оскарження висновку надсилає його у відділ реєстрації актів громадянського стану управління юстиції за місцем складання висновку для перегляду даного питання.

13. Поновлені записи актів громадянського стану складаються у двох примірниках. Перший примірник поновленого запису знаходиться у відділі реєстрації актів громадянського стану, тобто за місцем, де повинен був знаходитися втрачений запис, а другий примірник надсилається у відділ реєстрації актів громадянського стану управління юстиції.

14. Кожний примірник нумерується одним і тим же номером. Нумерація поновлених записів починається з першого номера і ведеться послідовно протягом року.

Поновлений запис про народження підшивається в окремій книзі реєстрації поновлених актів про народження, а інші види записів підшиваються в одну книгу щорічно, але нумерація кожного виду ведеться окремо.

15. На підставі поновленого запису виписується свідоцтво, яке видається заявнику або надсилається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем його проживання для вручення заявнику.

На свідоцтві проставляється штамп "Запис поновлено".

16. При встановленні в судовому порядку факту реєстрації акта громадянського стану відділ реєстрації актів громадянського стану реєструє його на підставі рішення суду.

Рішення суду про встановлення факту реєстрації актів громадянського стану є підставою для поновлення запису та наступної реєстрації його у відділі реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження втраченого запису. В цьому разі заявник пред'являє копію рішення у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання разом з заявою про поновлення запису акта громадянського стану.

При необхідності заявник вказує в заяві про поновлення запису акта про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), які повинні бути підтверджені відповідними документами.

Копія рішення суду про встановлення факту реєстрації акта громадянського стану разом з заявою зацікавленої особи про поновлення запису, а у разі поновлення запису акта про народження - також з документами, які підтверджують відомості про заявника та його батьків, надсилається для реєстрації у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем фактичної реєстрації акта громадянського стану.

17. Якщо заява про реєстрацію народження надійшла після закінчення року з дня народження дитини і по досягненні нею 16 років, реєстрація народження провадиться відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання дитини у книзі реєстрації поновлених записів актів про народження на загальних підставах, як первинна, але після порядкового номера пишеться: "Реєстрація з пропуском строку". В цих випадках пред'являється довідка лікувальної установи про народження, а також довідка з місця проживання дитини.

Реєстрація народження осіб старше 16 років, на яких запис своєчасно не був складений, провадиться у книзі реєстрації поновлених записів актів громадянського стану, з доданням після порядкового номера слів: "Реєстрація з пропуском строку". В цьому разі у відділ реєстрації актів громадянського стану подається письмова заява за встановленою формою.

18. У тих випадках, коли внаслідок перевірки заяви про поновлення запису акта про народження, з'ясувалось, що народження заявника не реєструвалось, відділом реєстрації актів громадянського стану провадиться реєстрація народження з пропуском строку. При цьому від заявника додаткової заяви не береться.

19. Розгляд питань про поновлення записів актів громадянського стану має бути закінчено не пізніш як у двомісячний строк з дня надходження заяви.

Поновлення актових записів та видача свідоцтв за матеріалами, які надійшли з іншого відділу реєстрації актів громадянського стану, повинні бути проведені у 10-денний строк.

Відмова відділу реєстрації актів громадянського стану у поновленні актового запису може бути оскаржена в суд за місцем проживання заявника.

20. Реєстрація заяв про поновлення втрачених записів актів громадянського стану, які приймаються за місцем проживання, а також тих, які надіслані з інших відділів, провадиться в спеціальному журналі обліку заяв за встановленою формою (додаток N 4). В цьому ж журналі реєструються заяви про реєстрацію з пропуском встановленого для реєстрації строку.