КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
від 20 жовтня 1995 р. N 853
Київ

Питання діяльності архівних установ України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, Положення про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, Положення про порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, а також їх зберігання (додаються).

2. Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів України, міністерствам, іншим центральним та місцевим органам державної виконавчої влади, Урядові Автономної Республіки Крим здійснити заходи щодо поліпшення діяльності державних архівів та архівних підрозділів державних органів, підприємств, установ і організацій, зміцнення їхньої матеріально-технічної бази, фінансового становища, забезпечення кадрами, посилення соціальної захищеності працівників архівних установ.

3. Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів України:

подати до 1 січня 1996 р. на затвердження Кабінету Міністрів України проект загальнодержавної Програми розвитку архівної справи;

затвердити разом з Міністерством культури, Міністерством у справах преси та інформації, Державним комітетом телебачення і радіомовлення, Українським національним інформаційним агентством у тримісячний термін порядок передачі до державних архівних установ і зберігання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів.

4. Установити граничну чисельність працівників центрального апарату Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України в кількості 37 одиниць.

Дозволити Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів України мати одного заступника начальника і колегію в кількості 7 чоловік.

5. Міністерству фінансів забезпечити виготовлення у 1996 році на замовлення Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України документів суворого обліку для здійснення державної реєстрації документів Національного архівного фонду.

6. Міністерству закордонних справ сприяти Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів України у розвитку міжнародних зв'язків в архівній сфері, забезпеченні участі державних архівних установ України у роботі відповідних міжнародних організацій.

7. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Кабінету Міністрів України від 21 липня 1992 р. N 415 "Про затвердження Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України" (ЗП України, 1992 р., N 10, ст. 240).

Перший віце-прем'єр-міністр України П.ЛАЗАРЕНКО

Перший заступник Міністра Кабінету Міністрів України М.СЕЛІВОН

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 20 жовтня 1995 р. N 853

Положення
про Головне архівне управління
при Кабінеті Міністрів України

1. Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України (даліГоловархів) є спеціально уповноваженим центральним органом державної виконавчої влади, підпорядкованим Кабінету Міністрів України.

Головархів реалізує державну науково-технічну, інвестиційну, соціально-економічну, кадрову політику в галузі архівної справи.

Головархів здійснює управління архівною справою, несе відповідальність за її стан і подальший розвиток, координує діяльність системи архівних установ.

2. Головархів у своїй діяльності керується Конституцією України, Конституційним Договором між Верховною Радою України та Президентом України,законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а також цим Положенням. У межах своїх повноважень Головархів організовує виконання актів законодавства України і здійснює систематичний контроль за їх реалізацією.

Головархів узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції, розробляє пропозиції про вдосконалення законодавства та у встановленому порядку вносить їх на розгляд Президентові України, Кабінету Міністрів України.

3. Головархів:

визначає вимоги щодо схоронності документів Національного архівного фонду, здійснює контроль за дотриманням цих вимог, організовує зберігання архівних документів, що перебувають у власності держави;

організовує формування Національного архівного фонду, в тому числі поповнення його документами історико-культурної спадщини України, які перебувають за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України;

здійснює контроль за збиранням на території України старовинних архівних документів, реалізує переважне право держави на придбання документів Національного архівного фонду в разі їх продажу;

організовує та веде державну реєстрацію документів Національного архівного фонду;

установлює порядок державного обліку документів Національного архівного фонду, здійснює контроль за дотриманням цього порядку;

веде централізований державний облік документів Національного архівного фонду, документів історико-культурної спадщини України, які перебувають за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України;

здійснює контроль за дотриманням права власності на документи Національного архівного фонду;

організовує роботу, пов'язану з віднесенням документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, та включенням їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

погоджує рішення експертних комісій про виключення документів з Національного архівного фонду;

здійснює контроль і нормативно-методичне забезпечення діловодства та архівної справи в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях, зокрема встановлює порядок передачі документів поточного діловодства зазначених юридичних осіб до їх архівних підрозділів і визначає терміни зберігання таких документів;

надає в установленому порядку юридичним особам і громадянам платні послуги з використанням архівних документів, а також організовує роботи щодо забезпечення схоронності та впорядкування документів на підприємствах, в установах і організаціях, затверджує ціни й тарифи на зазначені роботи і послуги;

установлює порядок припинення діяльності архівних установ, які не забезпечують схоронності документів Національного архівного фонду або порушують вимоги державної реєстрації цих документів, здійснює контроль за його дотриманням;

надає юридичним особам і громадянам, які мають документи Національного архівного фонду, допомогу в зберіганні та реставрації цих документів, створює страхові копії унікальних документальних пам'яток і фонди користування;

створює інформаційно-пошукові системи до архівних документів, у тому числі шляхом впровадження автоматизованих технологій;

установлює порядок користування документами Національного архівного фонду, що зберігаються в державних архівних установах, здійснює контроль за дотриманням цього порядку, дає рекомендації щодо порядку користування документами Національного архівного фонду, які зберігаються в інших місцях;

інформує громадськість про документи Національного архівного фонду, що можуть бути використані державними установами і організаціями та іншими заінтересованими юридичними особами і громадянами;

публікує документи Національного архівного фонду, видає журнал "Архіви України", наукову, науково-популярну, навчальну, довідкову літературу, рекламно-інформаційні матеріали з архівної справи і діловодства;

організовує і координує науково-дослідну та методичну роботу в галузі архівознавства, документознавства, археографії, поширює науково-технічну інформацію з цих питань;

розробляє цільові програми розвитку архівної справи, визначає заходи щодо їх виконання;

відповідно до законодавства України приймає рішення про створення, реорганізацію, ліквідацію установ і організацій;

затверджує положення про центральні державні архіви України;

здійснює в межах повноважень, визначених законодавством України, функції управління майном установ, що перебувають у загальнодержавній власності й належать до сфери управління Головархіву;

призначає на посади та звільняє з посад керівників установ і організацій, що перебувають у загальнодержавній власності й належать до сфери управління Головархіву;

вносить на розгляд Кабінетові Міністрів України разом з відповідними центральними органами державної виконавчої влади пропозиції про створення галузевих державних архівів;

разом з відповідними центральними органами державної виконавчої влади розробляє та затверджує положення про галузеві державні архіви;

погоджує положення про архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек, в яких перебувають на постійному зберіганні документи Національного архівного фонду;

затверджує типове положення про архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій;

здійснює розподіл і контроль за раціональним витрачанням бюджетних коштів, виділених Головархіву на утримання державних архівних установ, що належать до сфери його управління;

забезпечує впровадження в практику роботи архівних установ прогресивних форм організації праці та управління і господарювання;

погоджує правила, інструкції, методичні рекомендації та навчальні програми з питань архівної справи і діловодства, розроблені іншими органами державної виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами і організаціями;

реалізує державну політику зайнятості, опрацьовує заходи забезпечення державних архівних установ висококваліфікованими працівниками, координує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації працівників архівних установ, управляє в межах повноважень, визначених законодавством України, охороною праці;

забезпечує правовий та соціальний захист працівників державних архівних установ;

розвиває співробітництво України з іншими державами в галузі архівної справи, здійснює зовнішньоекономічну діяльність у галузі архівної справи;

дає дозвіл на вивезення з території України документів Національного архівного фонду з метою тимчасового їх експонування або реставрації;

установлює порядок ввезення в Україну або транзиту через її територію іноземних архівних документів, здійснює контроль за дотриманням цього порядку;

подає Кабінетові Міністрів України пропозиції про обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що є державною власністю, громадян тих держав, в яких передбачено обмеження доступу громадян України до їх державних архівів;

здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

4. Головархів має право:

1) одержувати від державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, а також від громадян та їх об'єднань відомості про склад наявних у них документів Національного архівного фонду, умови їх зберігання та використання;

2) вимагати від власників документів подання їх на експертизу цінності у разі загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів;

3) вимагати від службових осіб державних органів, підприємств, установ і організацій, керівних органів об'єднань громадян усунення недоліків у забезпеченні схоронності документів Національного архівного фонду та в організації документів у діловодстві;

4) припиняти діяльність архівних установ, які не забезпечують схоронності документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів;

5) обмежувати відповідно до законодавства доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державних архівних установах;

6) залучати спеціалістів центральних органів державної виконавчої влади, установ, організацій (за погодженням з керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

7) створювати в установленому порядку фонди фінансової підтримки розвитку архівної справи;

8) представляти Уряд України за його дорученням у міжнародних організаціях та під час підписання міжнародних договорів України з питань, що належать до його компетенції;

9) скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції;

10) порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи.

5. Працівники Головархіву мають право відвідувати за його завданням інші центральні органи державної виконавчої влади, органи Автономної Республіки Крим, місцеві органи влади і самоврядування, підприємства, установи і організації незалежно від форм власності, а також мають право доступу до їх документів, за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

6. Головархів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими центральними органами державної виконавчої влади, органами Автономної Республіки Крим, місцевими органами влади і самоврядування, а також з відповідними органами інших держав.

7. Головархів у межах своїх повноважень на основі та на виконання законодавства України видає накази, організовує і контролює їх виконання.

У випадках, передбачених законодавством України, рішення Головархіву з питань формування, обліку, зберігання і використання Національного архівного фонду можуть бути обов'язковими для виконання міністерствами, іншими центральними та місцевими органами державної виконавчої влади, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форм власності та громадянами.

Головархів у разі потреби видає разом з іншими центральними та місцевими органами державної виконавчої влади та органами місцевого самоврядування спільні акти.

8. Головархів очолює начальник, який призначається відповідно до законодавства України.

Начальник Головархіву має заступника, який призначається відповідно до законодавства України.

Начальник Головархіву несе персональну відповідальність за виконання покладених на Головархів завдань і здійснення ним своїх функцій, визначає ступінь відповідальності заступника начальника, керівників підрозділів Головархіву.

9. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції Головархіву, обговорення найважливіших напрямів його діяльності та розвитку архівної справи у Головархіві утворюється колегія у складі начальника Головархіву, заступника начальника за посадою та інших керівних працівників Головархіву.

До складу колегії можуть входити представники інших центральних органів державної виконавчої влади.

Членів колегії затверджує Кабінет Міністрів України.

Рішення колегії проводяться в життя наказами Головархіву.

10. Для розгляду питань науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, визначення складу Національного архівного фонду, публікації його документів та вирішення інших питань Головархів може створювати постійно діючі і тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує начальник Головархіву.

11. Граничну чисельність і фонд оплати праці працівників центрального апарату Головархіву затверджує Кабінет Міністрів України.

Структуру центрального апарату Головархіву затверджує Віце-прем'єр-міністр України.

Штатний розпис центрального апарату Головархіву і положення про його структурні підрозділи затверджує начальник Головархіву.

12. Головархів є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного герба України і своїм найменуванням.

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 20 жовтня 1995 р. N 853

Положення
про принципи і критерії визначення цінності документів,
порядок створення та діяльності експертних комісій
з питань віднесення документів до Національного архівного фонду

Загальна частина

1. Національний архівний фонд формується у порядку, встановленому Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ), з документів державних органів, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, а також з документів громадян та їх об'єднань.

Включення документів до Національного архівного фонду або виключення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності.

Експертиза цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду або виключення документів з нього.

2. Під експертизою цінності документів розуміється всебічне вивчення цих документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення.

3. На документи, віднесені до Національного архівного фонду, складаються описи встановленого Головархівом зразка.

На документи, які на час введення в дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" перебували на державному обліку, але експертизою цінності визнані такими, що не мають наукової, історико-культурної цінності, складаються акти про виключення їх з Національного архівного фонду.

4. Експертиза цінності документів проводиться експертною комісією у складі архівістів, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців за участю власника документів або його законних представників шляхом детального перегляду цих документів відповідно до принципів об'єктивності, історизму, всебічності та комплексності оцінки із застосуванням критеріїв походження, змісту, зовнішніх особливостей документів.

5. Забороняється виключення з Національного архівного фонду будь-яких документів, складених до 1946 року.

Принципи і критерії визначення цінності документів

6. Експертиза цінності документів має проводитися за принципами:

об'єктивності - коли в основу оцінки документів беруться об'єктивно існуючі фактори змісту, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів, їх оригінальності, часу створення, повторюваності в інших (фондоутворювачів) і змісту документів, що вони склали, виходячи з особливостей того часу, коли виникли ці документи;

всебічності та комплексності - який полягає у вивченні відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

7. Основними критеріями проведення експертизи цінності документів є:

походження - визначення ролі та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця їх виникнення;

зміст - установлення значення інформації, що міститься у документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів та різновидів документів, ступені їх схоронності у складі певного комплексу документів;

зовнішні особливості - врахування оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, позначок, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні, фізичного стану документів.

Порядок створення експертних комісій

8. Розгляд питань, пов'язаних з визначенням складу Національного архівного фонду, включенням до нього документів та виключенням документів з нього, затвердженням результатів експертизи наукової, історико-культурної цінності документів, здійснюється центральною експертно-перевірною комісією Головархіву (ЦЕПК), експертно -перевірними комісіями (ЕПК) центральних державних архівів, галузевих державних архівів, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на затвердження відповідних ЕПК здійснюється експертними комісіями (ЕК) філіалів державних архівів областей, архівних відділів районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян.

9. До складу ЦЕПК та ЕПК центральних державних архівів, галузевих державних архівів, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек включаються досвідчені архівісти, представники наукової і творчої громадськості, інші фахівці залежно від профілю архівної установи. Головами ЕПК призначаються, як правило, заступники керівників відповідних установ.

10. До складу ЕК філіалів державних архівів областей, архівних відділів районних державних адміністрацій, міських державних архівів включаються досвідчені архівісти, представники місцевих органів державної виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, фахівці місцевих навчальних закладів, відділень творчих спілок, краєзнавці. Головами ЕК призначаються, як правило, керівники відповідних державних архівних установ.

11. До складу ЕК державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян, включаються досвідчені працівники їхніх структурних підрозділів і фахівці відповідної державної архівної установи. Головами ЕК призначаються, як правило, заступники керівників відповідних державних органів, підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян.

12. Положення про ЦЕПК та її персональний склад затверджуються Головархівом.

13. Положення про ЕПК центральних державних архівів затверджуються Головархівом, а їх персональний склад - керівниками зазначених архівів.

14. Положення про ЕПК галузевих державних архівів та їх персональний склад затверджуються Головархівом і відповідним центральним органом державної виконавчої влади.

15. Положення про ЕПК державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя розробляються на підставі типового положення, затвердженого Головархівом. Ці положення та персональний склад ЕПК зазначених державних архівів затверджуються їх керівниками.

16. Положення про ЕПК самоврядних наукових установ, державних музеїв і бібліотек та їх персональний склад затверджуються їх керівниками за погодженням з Головархівом або уповноваженими ним державними архівними установами.

17. Положення про ЕК філіалів державних архівів областей, архівних відділів районних державних адміністрацій і міських державних архівів розробляються на підставі типового положення, затвердженого Головархівом. Ці положення та персональний склад ЕК зазначених державних архівів затверджуються їх керівниками.

18. Положення про ЕК державних органів, підприємств, установ і організацій розробляються на підставі типового положення, затвердженого Головархівом. Ці положення та персональний склад ЕК затверджуються керівниками державних органів, підприємств, установ і організацій.

19. Положення про ЕК підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній і приватній формах власності, об'єднань громадян та їх персональний склад затверджуються їх керівниками (керівними органами) з урахуванням відповідних рекомендацій Головархіву.

Організація діяльності експертних комісій

20. ЕК державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання на погодження в установленому порядку:

описів документів, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;

номенклатур справ поточного діловодства зазначених юридичних осіб;

актів про вилучення документів зазначених юридичних осіб, не віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду.

21. ЕК філіалів державних архівів областей, архівних відділів районних державних адміністрацій і міських державних архівів розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання на погодження в установленому порядку:

номенклатур справ державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян, що належать до зони комплектування зазначених державних архівів;

актів про виключення документів з Національного архівного фонду, які зберігаються у зазначених державних архівах;

анотованих переліків документів, що підлягають віднесенню до унікальних документальних пам'яток.

22. ЕПК галузевих державних архівів, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек розглядають питання і приймають рішення про:

затвердження описів документів постійного зберігання зазначених архівів, установ, музеїв, бібліотек та аналогічних документів підвідомчих організацій, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;

затвердження номенклатур справ поточного діловодства зазначених архівів, установ, музеїв, бібліотек та їх підвідомчих організацій;

затвердження актів про вилучення документів діловодства зазначених архівів, установ, музеїв, бібліотек і документів підвідомчих організацій, не віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;

схвалення та подання на погодження в установленому порядку актів про виключення з Національного архівного фонду документів, які зберігаються у зазначених архівах, установах, музеях і бібліотеках;

віднесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного архівного фонду;

віднесення документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону, до Національного архівного фонду;

затвердження анотованих переліків документів, віднесених до унікальних документальних пам'яток.

23. ЕПК центральних державних архівів, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя розглядають питання і приймають рішення про:

затвердження описів документів постійного зберігання, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду, державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування зазначених державних архівів;

погодження номенклатур справ державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування зазначених державних архівів;

погодження актів про вилучення документів державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, не віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;

схвалення та подання на погодження в установленому порядку актів про виключення з Національного архівного фонду документів, що зберігаються у зазначених державних архівах;

віднесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного архівного фонду;

віднесення документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону, до Національного архівного фонду;

затвердження анотованих переліків документів, віднесених до унікальних документальних пам'яток.

24. ЦЕПК розглядає питання та приймає рішення про:

схвалення та подання на затвердження в установленому порядку типових та відомчих (галузевих) переліків документів, примірних та типових номенклатур справ із зазначенням термінів їх зберігання;

погодження актів про виключення документів з Національного архівного фонду.

25. Засідання ЦЕПК та ЕПК проводяться не рідше чотирьох разів на рік, а ЕК - не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.

Рішення відповідної ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання відповідної експертної комісії керівником, яким була створена ця комісія.

26. У разі відмови керівника затвердити протокол засідання ЕПК (ЕК) комісія може звернутися до ЦЕПК. Рішення ЦЕПК з цього питання є остаточним.

27. Власник документів або його законний представник можуть оскаржити до ЦЕПК затверджене відповідним керівником рішення ЕК щодо включення документів до Національного архівного фонду або виключення документів з нього. Рішення ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене до суду.

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 20 жовтня 1995 р. N 853

Положення
про державну реєстрацію документів
Національного архівного фонду

Загальна частина

1. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду здійснюється з метою забезпечення державного контролю за їх схоронністю.

2. Державній реєстрації підлягають усі документи, які в установленому порядку віднесені до Національного архівного фонду, незалежно від місця їх зберігання і форми власності.

3. Державну реєстрацію документів Національного архівного фонду здійснюють Головархів та уповноважені ним архівні установи.

4. Власникові документів Національного архівного фонду (далівласникові), уповноваженій ним архівній установі чи іншому законному представникові після проведення реєстрації документів видається свідоцтво про державну реєстрацію (реєстраційне свідоцтво) єдиного зразка (додаток N 1). Порядок обліку, зберігання бланків реєстраційних свідоцтв та звітності про їх використання встановлюється Головархівом.

Реєстраційне свідоцтво може бути оформлене як на окремий документ, так і на комплекс документів (архівну справу, колекцію, фонд, групу фондів, архів тощо).

Про видачу реєстраційного свідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів Національного архівного фонду (додаток N 2). Порядок ведення зазначеної книги встановлюється Головархівом.

5. Підставою для видачі реєстраційного свідоцтва є:

перебування документів на державному обліку на час введення в дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 );

рішення експертної комісії, створеної згідно із статтею 18 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", про включення документів до Національного архівного фонду;

наявність реєстраційного свідоцтва на документи у колишнього власника в разі передачі права власності на них.

6. Реєстраційне свідоцтво анулюється (або переоформляється), якщо:

власник зареєстрованих документів передає право власності на них іншому власникові або за рішенням суду позбавляється права власності на ці документи;

документи або частина зареєстрованих документів, які є власністю громадянина, в установленому порядку виключаються з Національного архівного фонду і знімаються з державного обліку.

7. Працівник архівної установи, який відповідає за державну реєстрацію, не має права реєструвати документи, що належать на правах власності йому особисто, членам його сім'ї та близьким родичам, а також вносити зміни до раніше виданого йому або його родичам реєстраційного свідоцтва.

Державна реєстрація документів,
що перебувають на державному обліку

8. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду, які на час введення в дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" перебували на державному обліку і зберігалися в центральних державних архівах, місцевих державних архівних установах, здійснюється Головархівом на підставі даних державного обліку сумарно по кожній державній архівній установі. При цьому в реєстраційному свідоцтві зазначається лише кількість документів, що належать державі.

9. Державна реєстрація інших архівних документів, які на час введення в дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" перебували на державному обліку, здійснюється за дорученням Головархіву архівними установами на підставі встановлених облікових даних сумарно по кожному архіву (архівному підрозділу), в якому зберігаються ці документи.

10. Якщо на державному обліку на час введення в дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" перебували документи, які не належать державі, реєстраційне свідоцтво на них видається власникові цих документів або його законному представникові незалежно від місця зберігання документів.

11. Реєстраційне свідоцтво, оформлене на документи, що зберігаються в архівних установах, не переоформляється в разі зміни кількості зазначених документів (внаслідок щорічного планомірного надходження документів на зберігання, виключення документів з Національного архівного фонду на підставі висновку експертизи цінності документів, переупорядкування справ, передачі їх до інших архівних установ за належністю тощо). Чинність реєстраційного свідоцтва поширюється на всі документи, що зберігаються в архівній установі та перебувають на державному обліку.

Державна реєстрація документів, що надходять до
Національного архівного фонду

12. Після затвердження рішення експертної комісії про віднесення документів до Національного архівного фонду державна архівна установа або інша уповноважена Головархівом архівна установа, яка затвердила зазначене рішення, оформляє на ці документи реєстраційне свідоцтво. Свідоцтво видається власникові документів або його законному представникові разом з примірником затвердженого опису документів.

13. Документи, що пройшли державну реєстрацію, та їх описи в установленому Головархівом порядку позначаються штампом "Україна. Національний архівний фонд".

14. На документи Національного архівного фонду, що надходять до архівної установи, яка зберігає вже зареєстровані документи, окреме свідоцтво не видається. В цьому разі на них поширюється чинність раніше виданого зазначеній архівній установі реєстраційного свідоцтва з моменту взяття документів на державний облік у зазначеній архівній установі.

Внесення змін до реєстраційного свідоцтва

15. Власник документів Національного архівного фонду повинен подавати реєстраційне свідоцтво до архівної установи, яка оформила це свідоцтво, у разі:

передачі права власності або позбавлення права власності на документи;

віднесення документів до унікальних документальних пам'яток;

зміни місцезнаходження або умов зберігання документів;

виготовлення копій фонду користування, встановлення обмежень доступу до документів та інших змін умов використання документів;

переупорядкування документів, створення до них довідкового апарату;

вивезення копій зареєстрованих документів за кордон;

виключення документів, що перебувають у його власності, з Національного архівного фонду;

виявлення помилок в оформленні або пошкодження свідоцтва, що не дає можливості ним користуватися.

16. Реєстраційне свідоцтво вважається недійсним у разі:

втрати його;

дописки, виправлення, помилки у ньому чи пошкодження його;

оформлення з порушенням вимог, установлених у пункті 7 цього Положення.

17. За зверненням власника архівна установа повинна у день звернення, а якщо потрібна перевірка або уточнення даних' у триденний термін, внести зміни до реєстраційного свідоцтва, переоформити або анулювати його.

У разі потреби архівна установа вправі вимагати від власника документи, що посвідчують особу або повноваження представника, а також інші документи, які є підставою для внесення змін до реєстраційного свідоцтва.

18. У разі втрати або непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва відповідна архівна установа за заявою власника або з власної ініціативи видає повторне свідоцтво (дублікат) у порядку, передбаченому цим Положенням.

19. Спори між архівними установами і власниками з питань державної реєстрації документів Національного архівного фонду розглядаються Головархівом. Рішення Головархіву з цих питань може бути оскаржене до суду.

Додаток N 1
до Положення про державну реєстрацію
документів Національного архівного фонду

УКРАЇНА

Свідоцтво
про державну реєстрацію документів
Національного архівного фонду

Документ(и) ____________________________________________________________________________________________________________

назва документа, що реєструється, кількість аркушів

_______________________________________________________________________________________________________________________

або назва документа (опис, паспорт архіву тощо), яким документи, що реєструються, взято на державний облік

що перебуває (перебувають) у власності _____________________________________________________________________________________

є складовою частиною Національного архівного фонду, про що в книзі державної реєстрації документів Національного архівного фонду ____________________________ року ___________________________________________ місяця ________________________ числа

назва юридичної особи або прізвище громадянина

зроблено запис за N _________________________________

Документ(и) зберігається (зберігаються)______________________________________________________________________________________

адреса місця зберігання

_______________________________________________________________________________________________________________________

умови зберігання

Місце реєстрації__________________________________________________________________________________________________________

найменування і місцезнаходження архівної установи

Дата видачі "______" ________________ р.

Серія ____________________ N ________

Додаток N 2
до Положення про державну реєстрацію
документів Національного архівного фонду

УКРАЇНА

Книга
державної реєстрації документів
Національного архівного фонду

 ------ ---------- ---------- ---------- --------- -------------
   N   | Дата     |Опис      |Кількість |Кількість|  Власник
 реєст-|реєстрації|документів|документів|аркушів  |документів
 рації |          |          |          |(метрів  |
       |          |          |          |плівки,  |
       |          |          |          |хвилин   |
       |          |          |          |звучання)|
 ------|----------|----------|----------|---------|-------------
   1   |   2      |    3     |     4    |    5    |     6
 ------ ---------- ---------- ---------- --------- -------------
 ---------- ---------- ----------- --------- ---------- --------
  Місце    |Умови     |Умови      |Серія і N|Розписка в|Примітки
 зберігання|зберігання|використан-|реєстра- |одержанні |
           |          |ня         |ційного  |свідоцтва |
           |          |           |свідоцтва|          |
 ----------|----------|-----------|---------|----------|--------
      7    |    8     |     9     |    10   |    11    |     12
 ---------- ---------- ----------- --------- ---------- --------

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 20 жовтня 1995 р. N 853

Положення
про порядок віднесення документів
Національного архівного фонду
до унікальних документальних пам'яток,
включення їх до Державного реєстру
національного культурного надбання,
а також їх зберігання

Виявлення і віднесення документів
Національного архівного фонду до
унікальних документальних пам'яток

1. Унікальними документальними пам'ятками відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) визнаються документи Національного архівного фонду, що мають особливу історико-культурну цінність.

2. Роботу щодо виявлення і віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток проводять власники документів або їх законні представники, або уповноважені ними архівні установи.

Виявлення унікальних документальних пам'яток здійснюється на підставі методики і критеріїв визначення їх цінності, встановлених Головархівом і Національною академією наук.

3. До унікальних документальних пам'яток можуть бути віднесені архівні фонди або колекції документів, їх частини, окремі документи і справи. До зазначених пам'яток належить вся справа, якщо в ній виявлено хоча б один унікальний документ.

4. Власники документів, що підлягають віднесенню до унікальних документальних пам'яток, або їх законні представники, або уповноважені ними архівні установи складають анотовані переліки цих документів за формою, встановленою Головархівом.

Анотовані переліки документів розглядаються експертними та експертно-перевірними комісіями відповідних архівних установ у порядку, передбаченому Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженим Кабінетом Міністрів України.

5. Громадяни, власністю яких є документи Національного архівного фонду, що підлягають віднесенню до унікальних документальних пам'яток, або їх законні представники подають анотовані переліки цих документів на розгляд експертно-перевірних комісій архівних установ, які здійснили експертизу цінності документів.

Включення унікальних документальних пам'яток
до Державного реєстру національного культурного надбання

6. Унікальні документальні пам'ятки незалежно від форми власності на них включаються до Державного реєстру національного культурного надбання.

7. Центральні державні архіви, державний архів Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, галузеві державні архіви, архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек на підставі затверджених їхніми експертно-перевірними комісіями анотованих переліків документів складають відповідні частини розділу унікальних документальних пам'яток Державного реєстру національного культурного надбання.

Ці частини розділу складаються у двох примірниках: перший примірник постійно зберігається в архівній установі, що його склала, другий надсилається Головархіву.

Форму розділу унікальних документальних пам'яток Державного реєстру національного культурного надбання встановлює Головархів.

8. Головархів на підставі одержаних від архівних установ матеріалів, зазначених у пункті 7 цього Положення, веде державний облік унікальних документальних пам'яток у зведеному розділі Державного реєстру національного культурного надбання.

9. Вилучення унікальних документальних пам'яток з Державного реєстру національного культурного надбання здійснюється Головархівом на підставі мотивованого подання архівної установи, яка зберігає перший примірник відповідної частини зведеного розділу зазначеного Державного реєстру.

Забезпечення схоронності унікальних
документальних пам'яток

10. Власники унікальних документальних пам'яток або їх законні представники зобов'язані забезпечити умови для схоронності цих пам'яток.

11. Унікальні документальні пам'ятки у разі потреби підлягають невідкладній реставрації, ремонту або консервації у порядку, встановленому Головархівом.

12. На унікальні документальні пам'ятки незалежно від їх форм власності архівні установи в обов'язковому порядку створюють страховий фонд, а також фонд користування у вигляді мікрофільмів (мікрофіш) або інших копій. Особи, у яких зберігаються унікальні документальні пам'ятки, надають державним архівним установам можливість безкоштовно створювати і зберігати страхові копії цих документів. Використання зазначених копій здійснюється лише з дозволу власника документів або його законного представника.

13. Оригінали унікальних документальних пам'яток, що зберігаються в архівних установах, на які вже створено фонд користування, забороняється видавати до читальних залів, експонувати на виставках, а також копіювати.

Як виняток, керівник архівної установи може дати дозвіл видати до читального залу оригінал унікальної документальної пам'ятки для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, його зовнішніх ознак тощо.

Страхування унікальних документальних пам'яток

14. Унікальні документальні пам'ятки підлягають обов'язковому страхуванню в порядку і на умовах, установлених Головархівом.