МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
N 59 від 13.03.98
м.Київ

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
31 березня 1998 р. за N 218/2658

Про затвердження Інструкції про службові
відрядження в межах України та за кордон

( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну
N 165 від 13.08.98 )

На виконання пункту 9 постанови Кабінету Міністрів України від 05.01.98 N 10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, що додається.

2. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію про службові відрядження в межах України та на територію держав-учасниць СНД, затверджену наказом Міністерства фінансів від 15.05.95 N 80, з урахуванням змін до неї, внесених відповідно до наказу Міністерства фінансів від 31.01.96 N 16.

Міністр I.О.Мітюков

Затверджено
наказом Міністерства фінансів України
від 13.03.98 р. N 59

Інструкція
про службові відрядження в межах України та за кордон

Загальні положення

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі підприємства) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває у трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком 1 до цієї Інструкції.

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 05.01.98 р. N 10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові і неробочі дні, компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

У разі, коли працівник відбуває у відрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі і за час перебування у дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження. Вказані обмеження встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

I. Порядок відрядження у межах України

1. Порядок відрядження у межах України працівників підприємств усіх форм власності.

1.1. Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку і мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів. ( Пункт 1.1 розділу I доповнено абзацом згідно з Наказом Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

1.2. Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.96 N 682 "Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади".

1.3. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, відмітки про день прибуття і день вибуття проставляють у кожному пункті.

Відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи.

1.4. Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

При відрядженні особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи і роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

1.5. За кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 05.01.98 р. N 10.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо відсутні відмітки у посвідченні про відрядження, добові не виплачуються.

1.6. Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення у розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором. ( Абзац перший пункту 1.6 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі.

Витрати на наймання жилого приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, для працівників, відряджених у межах України, відшкодовуються у порядку і розмірах, передбачених цим пунктом.

1.7. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються працівникові, відрядженому в межах України, у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням всіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони знаходяться за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або місця перебування у відрядженні.

За наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. За відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

1.8. Відрядженому працівникові понад встановлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання жилого приміщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

1.9. У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання жилого приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

1.10. Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах сум, визначених на оплату проїзду, витрат на наймання жилого приміщення і добових. Протягом 3-х робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми. Разом з авансовим звітом подається посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, та документи про наймання жилого приміщення і проїзні документи в оригіналі. ( Пункт 1.10 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

1.11. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені документально (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

2. Додаткові обмеження при відрядженні державних службовців та інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів

Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства.

2.1. Державним службовцям та іншим особам, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на харчування, вартість якого включена до рахунку вартості проживання у готелях, при одноразовому харчуванні не більш як 20 відсотків, при дворазовому - 40 відсотків, при триразовому харчуванні - 60 відсотків від норм добових витрат, визначених у графі 2 додатка N 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 05.01.98 р. N 10.

2.2. Відшкодування витрат вартості проживання понад встановлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, здійснюється згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорій на суднах річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства, згідно з поданими проїзними документами.

Відрядженому працівникові за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводяться в розмірах, погоджених з керівником.

Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання щодо відшкодування їм витрат на наймання жилих приміщень, що перевищують граничні норми, встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 05.01.98 р. N 10, та витрат на проїзд у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорій на суднах річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу.

II. Порядок відряджень за кордон

1. Порядок відряджень за кордон працівників підприємств усіх форм власності

1.1. Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначається мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

1.2. Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють з довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про звітування за його використання.

Перерахунок граничних норм добових витрат, що встановлені в гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.

Приклад:

Перерахунок:

76 грн. : 1,9 = 40,0 дол. США;

60 грн. : 1,9 = 31,57 дол. США;

43 грн. : 1,9 = 22,63 дол. США;

27 грн. : 1,9 = 14,21 дол. США.

У разі необхідності авансування коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється, виходячи з крос-курсу, розрахованого через офіційний обмінний валютний курс, установлений Національним банком України на день видачі авансу.

Приклад:

Розрахунок добових витрат на прикладі відрядження до Німеччини здійснюється у такому порядку:

- перерахунок граничної норми добових витрат, визначеної в гривнях, - у долари США - 76 грн. : 1,9 = 40 доларів США;

- перерахунок визначеної у доларах США граничної норми добових витрат у валюту країни відрядження за курсом на день видачі авансу: при офіційному обмінному курсі Національного банку України станом на 04.02.98 р. - 1,063 грн. за 1 німецьку марку та 1,932 грн. за 1 долар США - гранична норма добових витрат становить 72,70 німецької марки за добу (40 доларів США х (1,932 : 1,063) = 72,70 німецької марки).

У випадку, коли при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, застосовується арифметичне правило округлення до повної одиниці. ( Абзац пункту 1.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

1.3. Придбання валютних коштів в уповноваженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

1.4. За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання у готелях (мотелях) або наймання інших жилих приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Вказані у цьому пункті витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків від готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Крім названих у цьому пункті витрат, відрядженому працівникові, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 року N 10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", відшкодовуються, у межах граничних норм, не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), що з'явилися у зв'язку з відрядженням.

1.5. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

а) у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;

б) у разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, яка відряджає та приймає, у посвідченні про відрядження.

Відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи;

в) у разі відсутності відміток відповідно до підпунктів "а" і "б" цього пункту добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

1.6. У разі транзитної зупинки за період проїзду територією України відшкодування витрат на відрядження здійснюється у порядку, передбаченому законодавством України про службові відрядження в межах України.

1.7. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той же день вважається одним днем відрядження.

1.8. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм;

а) за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду;

б) у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання жилого приміщення та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), - в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу впродовж відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо;

в) у разі, коли дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України.

1.9. Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані в місцях відправлення, призначення та пересадки (якщо ці пункти розташовані за межами міста), а також витрати на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування країною відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно розв'язує питання про вибір виду транспорту. ( Абзац другий пункту 1.9 розділу II в редакції Наказу Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.

Вказані витрати відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів.

1.10. Працівнику підприємства, який направлений на роботу у зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, і який отримує у період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування та до інших країн добові витрати відшкодовуються у межах граничних норм.

У разі виїзду у відрядження із зарубіжної країни до України відшкодування витрат на відрядження здійснюється у порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

Виїзд у відрядження із зарубіжної країни до України і повернення в один і той же день до цих країн вважається одним днем відрядження.

1.11. З дозволу керівника може братися до уваги затримка у відрядженні (в разі захворювання або з інших причин, не залежних від працівника) тривалістю понад добу, але не більш як 60 календарних днів. Необхідність затримки повинна бути підтверджена довідкою дипломатичної або консульської установи України за кордоном.

За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання жилого приміщення та інші витрати.

1.12. Не дозволяється відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.

1.13. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд грунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

1.14. Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів повернути до каси підприємства зазначені кошти у тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

1.15. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти.

Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в грошових одиницях, у яких було видано аванс, але не пізніше 3 робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) - 20 робочих днів.

Разом з авансовим звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком).

Керівник підприємства (в разі відсутності - його заступник) зобов'язаний не пізніше 3 робочих днів з дня повернення працівника з відрядження прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту. ( Пункт 1.15 розділу II в редакції Наказу Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

1.16. У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений термін відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

1.17. У випадку, коли працівникові для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, або в разі неотримання ним з поважних причин коштів на відрядження, виплата здійснюється у термін, визначений у пункті 1.15 цієї Інструкції, у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України на день погашення заборгованості (при цьому добові витрати виплачуються в гривнях, без перерахування їх в долари США, в межах граничних норм). ( Пункт 1.17 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

1.18. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти у попередньому відрядженні.

1.19. Дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад встановлені норми оформлюється письмово за довільною формою.

1.20. Власник (або уповноважена ним особа) відповідно до п.5.4.8 Закону України від 22 травня 1997 року N 283/97-ВР "Про внесення змін до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання жилого приміщення, на побутові послуги, транспортні витрати та інші витрати). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпорядженні) про відрядження.

2. Додаткові обмеження для державних службовців та інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів

2.1. Порядок відряджень за кордон, визначений у Загальних положеннях та пунктах 1.1-1.20 розділу II цієї Інструкції, поширюється на державних службовців і працівників підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, з урахуванням таких особливостей:

2.1.1. Норми добових витрат та граничні норми відшкодування витрат на наймання жилого приміщення визначені додатком N 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон". Перерахунок норм, визначених у гривнях, в іноземну валюту здійснюється у порядку, встановленому п. 1.2 розділу II цієї Інструкції.

2.1.2. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду, - за нормами, що встановлені для країни, куди відряджено працівника;

б) при направленні у відрядження до двох або більше країн - за нормами, що встановлені для відповідних країн, з дня перетину кордону цієї країни;

за день повернення в Україну (перетину кордону) - за нормами останньої країни відрядження;

в) у разі включення до рахунків про оплату за наймання жилого приміщення витрат на харчування або у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення стороною, яка приймає, забезпечуються в країні перебування (дорозі) безкоштовним харчуванням, - за нормами, що визначені додатком N 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10, для відшкодування добових витрат, залежно від того, скільки разів на добу було надано харчування. Залежно від кількості разів харчування на добу протягом відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо.

( Пункт 2.1.3 розділу II вилучено на підставі Наказу Мінфіну N 165 від 13.08.98 ) 2.1.3. Сума відшкодування добових витрат (з урахуванням надбавки, якщо така встановлена для окремих категорій працівників згідно з додатком N 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 1 червня 1994 р. N 344 не повинна перевищувати граничні норми добових витрат, з урахуванням кількості разів харчування на добу (76 грн., або 40,0 дол. США; 60 грн., або 31,57 дол. США; 43 грн., або 22,63 дол. США; 27 грн., або 14,21 дол. США).

2.1.3. Державним службовцям і працівникам підприємств України, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні і отримують виплати в іноземній валюті, в разі відрядження у межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат для даної країни, залежно від кількості разів харчування на добу, вартість якого включена до рахунка на оплату вартості проживання у готелях. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм. ( Абзац перший підпункту 2.1.3 розділу II в редакції Наказу Мінфіну N 165 від 13.08.98 )

У разі виїзду в справах відрядження зазначеного працівника з країни перебування до інших країн добові витрати відшкодовуються за нормами, що встановлені для країни відрядження.

2.1.4. За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові, на підставі поданих в оригіналі документів (рахунки, квитанції, проїзні квитки тощо), відшкодовуються такі витрати:

а) на проїзд повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування за тарифом 2-го класу (на літаках економічного, на суднах - 2-го або туристського).

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорій на суднах річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються у кожному конкретному випадку з дозволу керівника.

Якщо класифікація кают на пасажирських суднах установлена в категоріях, то каюти 1, 2 і 3 категорій вважаються каютами 1-го класу, а каюти інших категорій - 2-го (туристського) класу.

Вартість проїзду залізницями в країнах Азії та Африки відшкодовується за тарифами 1-го класу.

б) на бронювання місць у готелях у розмірі не більше 50 відсотків вартості місця за одну добу;

в) на харчування, вартість якого включена до рахунка про оплату за наймання жилого приміщення: при одноразовому харчуванні - не більше 20 відсотків, дворазовому - не більше 40 відсотків, триразовому - не більше 60 відсотків від норми добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначеної у графі 2 додатку N 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10;

г) на побутові послуги, вартість яких включена до рахунку про оплату за наймання жилого приміщення (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), але не більше 10 відсотків від норми добових витрат, що встановлена для країни, куди відряджається працівник, визначеної у графі 2 додатка N 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 року N 10, - за всі дні проживання;

д) на перевезення до 30 кг багажу, крім багажу, вартість перевезення якого включена до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник. Зазначені витрати відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника;

е) на наймання жилого приміщення під час відрядження у разі транзитної зупинки, а також вимушеної затримки у дорозі, - у межах граничних норм, визначених для країни, де відбулася зупинка, згідно з додатком N 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10;

є) на службові телефонні переговори - у розмірах, погоджених з керівником.

2.1.5. 3 дозволу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат, на наймання жилого приміщення, вартість проїзду та службових телефонних переговорів. При цьому зазначені витрати та витрати, визначені у третьому абзаці п. 1.9 розділу II цієї Інструкції, належать до компенсаційних, оскільки вони пов'язані з перебуванням у місці відрядження і не включаються до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

2.1.6. Приклад розрахунку авансу на відрядження та авансового звіту наведено у додатку 2 до цієї Інструкції.

2.2. Цей Порядок не застосовується, якщо чинним законодавством установлене інше.

Додаток 1
до Інструкції про службові
відрядження в межах України
та за кордон

Журнал
реєстрації посвідчень про відрядження

     |---|---------|------|-------|------------|------------|---------|
     |NN |Прізвище,|Місце |Місце  |Дата і номер|Дата вибуття|Дата     |
     |п/п|ініціали |роботи|відряд-|наказу (роз-|у відряджен-|прибуття |
     |   |         |та по-|ження  |порядження) |ня          |з відряд-|
     |   |         |сада  |       |            |            |ження    |
     |---|---------|------|-------|------------|------------|---------|

Додаток 2
до Інструкції про службові
відрядження в межах України
та за кордон

Приклад розрахунку витрат на відрядження до США з 01.02 по 07.02.98 р.
Термін перебування у США - 5 днів.

(За умовами запрошення, сторона, яка приймає, в останній день перебування у США відрядженого працівника забезпечує його триразовим харчуванням та відшкодовує витрати на наймання жилого приміщення. Квитками до місця відрядження і назад забезпечено окремо.)

1. Розрахунок авансу на відрядження

за нормами на 1 день

/ Примітки п.2.1.1 розділу II /

/ Примітки п.2.1.5"г" розділу II /

(6+1) днів) 24 12,63 24(грн.):1,9 = 12,63

транспортні витрати за місцем відрядження: (проїзд 1. аеропорт-готель-аеропорт (15+15 дол.США - 30 дол.США

/ Примітки п.2.1.2"в" розділу II /

/ Примітки п.1.9 розділу II /

2. готель-офіс-готель (щоденно метро та 80 автобус (2,5(дол.США)х4х5(днів) - 50 дол.США)

/ Примітки п.2.1.1 розділу II /

Всього - 865,65

До виплати- 866 дол.США

/ Примітки останній абз.п.1.2 розділу II /

2. Розрахунок авансового звіту

Разом з авансовим звітом подані три рахунки про оплату вартості проживання у отелях: У першому вказана оплата за наймання номера у готелі за перший день - 130 дол.США. У другому - оплата за проживання за другий день - 142,84 дол.США, в тому числі:

оплата за наймання номера у готелі - 136,84 дол.США,

вартість 1-разового харчування - 3 дол.США,

вартість побутових послуг - 3 дол.США

У третьому - оплата за проживання за третій та четвертий дні - 338,10 дол.США, в тому числі:

оплата за наймання номера у готелі - 280 дол.США

(вартість номера за кожний день - по 140 дол.США),

вартість 2-разового харчування за третій день - 21,10 дол.США.

вартість 3-разового харчування за четвертий день - 25,0 дол.США.

вартість побутових послуг - 12 дол.США.

Подані квитки на проїзд за місцем відрядження - на загальну суму 65 дол.США.

Відшкодування траспортних витрат: 65 дол.США

Виплачено аванс - 866 дол.США

Приймається до звіту - 839,94 дол.США

Підлягає поверненню до каси 26,06 дол.США

( Додаток N 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінфіну N 165 від 13.08.98 )