Учет претензий, замен, возвратов

В отношениях предприятий с контрагентами значительное место занимают вопросы согласования и контроля за количественными и качественными характеристиками поставляемой (приобретаемой) продукции.

Нарушение количественных и качественных показателей поставок приводит к предъявлению претензий, взысканию убытков и неустоек, заменам и возвратам некондиционной продукции. Проблемы с количеством, как правило, разрешаются оперативно и трудностей не составляют. Поэтому сегодня мы поговорим о претензиях, вызванных нарушениями условий договора о качестве поставляемой продукции.

Нарушение договорных отношений между субъектами
по количеству и качеству поставляемых товаров

Основополагающие нормы в отношении качества товаров установлены главой 54 Гражданского кодекса Украины. В частности, там сказано, что товар, который продавец передает покупателю, должен соответствовать требованиям к качеству, установленным в договоре купли-продажи. При отсутствии в договоре требований по качеству товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для цели, с которой товар такого рода обычно используется. Если продавец при заключении договора был уведомлен покупателем о конкретной цели приобретения товара, то он должен передать покупателю товар, пригодный для использования именно с этой целью.

В случае передачи товара ненадлежащего качества, независимо от возможности использования его по назначению, покупатель согласно ст. 678 ГК получает право требовать от продавца по своему выбору:

- либо пропорционального уменьшения цены;

- либо бесплатного устранения недостатков товара в разумный срок;

- либо возмещения расходов на устранение недостатков товара.

В случае значительного нарушения требований к качеству товара (выявления недостатков, которые невозможно устранить или устранение которых связано с непропорциональными расходами, а также недостатков, которые выявлялись неоднократно или появились снова после их устранения) покупатель вправе потребовать его замены или отказаться от договора и потребовать возврата уплаченной суммы.

Если продавец некачественного товара не является его изготовителем, требования относительно замены, бесплатного устранения недостатков и возмещения убытков могут быть предъявлены как продавцу, так и изготовителю товара.

Наиболее жестко качество поставки контролируется при купле-продаже сложной (высокотехнологичной) промышленной продукции, а также товаров народного потребления, на которые установлены гарантийные сроки.

В первом случае приемка по качеству осуществляется обычно в соответствии с процедурами, установленными в государственных стандартах и технических условиях, а также в договоре и приложениях к нему. В плане общей организации процесса могут использоваться рекомендации, содержащиеся в Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 25.04.66 г. № П-7.

Во втором случае следует воспользоваться нормами ст. 675 ГК, согласно которой товар должен соответствовать требованиям по качеству в момент передачи покупателю, если иной момент для этого не установлен договором купли-продажи. При этом договором или законом может быть установлен срок, в течение которого продавец гарантирует качество товара (гарантийный срок). Гарантия качества товара распространяется и на все комплектующие, если иное не установлено договором.

Гарантийные обязательства в отношении конечных потребителей - физических лиц конкретизированы в ст. 7 и 8 Закона Украины “О защите прав потребителей”, но их мы касаться не будем, поскольку эти вопросы выходят за рамки данной статьи.

Основные положения бухгалтерского учета

На стороне покупателя полная цепь проводок отражает: приобретение предприятием ценностей и оприходование их на соответствующие счета хранения или подготовки к вводу в эксплуатацию, изъятие некачественных ценностей с указанных счетов и помещение на забалансовые счета или счета претензий, отражение решения по претензии (замена некачественного товара на качественный, отказ от купли-продажи и возврат денег, списание некондиции на внутренние источники).

При этом применяются специальные счета: 374 “Расчеты по претензиям”, 719 “Прочие доходы операционной деятельности”, 746 “Прочие доходы от обычной деятельности”. Может также применяться забалансовый счет 02 “Активы на ответственном хранении”.

На стороне поставщика (продавца) полная цепь проводок отражает: отгрузку ценностей и регистрацию доходов, помещение ценностей - объектов претензии на забалансовые счета или счета претензий, отражение решения по претензии (замена некачественного товара на качественный, возврат денег и т. п.).

При этом применяются специальные счета: 704 “Вычеты из дохода”, 949 “Прочие расходы операционной деятельности”, 685 “Расчеты с прочими кредиторами”.

Если покупатель обращается в суд, то расчетная сумма неустойки, которую предприятие может уплатить кредитору по решению суда, учитывается по кредиту забалансового субсчета 042 “Непредвиденные обязательства”. Подобным же образом истец учитывает расчетную сумму ожидаемой санкции на дебете забалансового субсчета 041 “Непредвиденные активы”.

В бухгалтерском учете претензионных процессов по сложной и высокотехнологичной промышленной продукции задействуется, как правило, весь набор счетов учета необоротных активов, особенно если хозяйственный спор затягивается на длительное время или дефекты, по которым предъявлена претензия, выявляются уже на стадии эксплуатации. Помимо рекомендованных субсчетов отражения претензий (374 “Расчеты по претензиям”, 704 “Вычеты из дохода”) и счетов регистрации и амортизации необоротных активов (10 “Основные средства”, 11 “Прочие необоротные материальные активы”, 13 “Износ необоротных активов”) задействуются субсчета 152 “Приобретение (изготовление) основных средств”, 153 “Изготовление (приобретение) прочих необоротных материальных активов”, 742 “Доход от реализации необоротных активов”, 972 “Себестоимость реализованных необоротных активов” и т. п.

Налоговый учет

Суть данного учета заключается, как правило, в уменьшении валовых затрат и налогового кредита у покупателя и валовых доходов и налоговых обязательств у поставщика (продавца); эти корректировки должны осуществляться в периоде, когда произошел возврат ТМЦ (при замене некачественного продукта на качественный или окончательном отказе покупателя от ТМЦ).

Принципиальное значение имеет учет по п. 5.9 Закона “О налогообложении прибыли предприятий”. Перемещаемые (заменяемые, возвращаемые и т. п.) ценности могут в течение претензионного процесса несколько раз менять свой статус собственника, поэтому сторонам спорных отношений следует иметь в виду, что стоимость ТМЦ, оплаченных, но не полученных (не оприходованных) покупателем (получателем), в прирост запасов не включается, равно как и стоимость ТМЦ, не отгруженных, но оплаченных, не включается поставщиком (передающей стороной) в убыль запасов.

Налоговый учет ситуаций, связанных с гарантийными заменами и возвратами

Согласно п/п. 5.4.3 Закона “О налогообложении прибыли предприятий”, в валовые затраты включаются любые расходы на гарантийное обслуживание или гарантийные замены товаров, при условии что их стоимость не компенсируется за счет покупателей, но не больше суммы, соответствующей уровню гарантийных замен, принятых (обнародованных) налогоплательщиком (не выше 10% от совокупной стоимости проданных товаров, по которым не истек срок гарантийного обслуживания).

При этом наряду с другими уточняющими требованиями подпункт 5.4.3 содержит следующую важную ссылку:

“Порядок гарантийного ремонта (обслуживания) или гарантийных замен, а также перечень товаров, на которые устанавливается гарантийное обслуживание, определяются Кабмином Украины на основании норм законодательства по вопросам защиты прав потребителей”.

Какие операции и какие субъекты подпадают под “льготные 10%”?

Позиция налоговой службы по этому вопросу изложена в письме ГНАУ от 31.03.2006 г. № 1931/Х/15-0314. Суть ее такова: поскольку действие п/п. 5.4.3 Закона распространяется лишь на технически сложные бытовые товары, приведенные в приложении 1 к Порядку № 506, которые продаются физическим лицам, то расходы, понесенные плательщиком налога в связи с исполнением гарантийных обязательств по объектам, отсутствующим в этом перечне, или объектам, реализованным юридическим лицам, не включаются в состав валовых затрат такого плательщика в соответствии с п/п. 5.4.3 Закона.

Кроме того, п/п. 5.4.3 Закона “О налогообложении прибыли предприятий” содержит еще несколько ограничений. В частности, в случае осуществления гарантийных замен товаров налогоплательщик обязан показать, что он ведет отдельный учет бракованных товаров, возвращенных покупателями, а также учет покупателей, получивших замену или услуги по ремонту (обслуживанию), в порядке, установленном центральным налоговым органом. Замена товара без обратного получения бракованного товара или без надлежащего ведения указанного учета не дает права увеличивать валовые затраты.

На валовые затраты можно относить только те гарантийные расходы, которые обнародованы налогоплательщиком. Термин “обнародование” тут определяется как распространение обязательства продавца относительно условий и сроков гарантийного обслуживания в рекламе, технической документации, в тексте договора или другого документа.

В части НДС принципиальное значение имеют правила налогообложения операций, в ходе которых после продажи изменяются суммы компенсации стоимости товаров (например, по причине уценки товара в связи с обнаружившимся дефектом, ввиду возврата, компенсации произведенного покупателем ремонта, предоставления послепродажных скидок и т. п.). Пункт 4.5 Закона “О налоге на добавленную стоимость” гласит:

“4.5. Если после поставки товаров (услуг) осуществляется какое-либо изменение суммы компенсации их стоимости, включая следующий за поставкой пересмотр цен, перерасчет в случаях возврата товаров лицу, их предоставившему, суммы налоговых обязательств и налогового кредита поставщика и получателя подлежат соответствующей корректировке.

4.5.1. Если в результате такого перерасчета происходит уменьшение суммы компенсации в пользу плательщика налога - поставщика, то:

а) поставщик соответственно уменьшает сумму налоговых обязательств по итогам налогового периода, в течение которого был произведен такой перерасчет, и направляет получателю расчет откорректированного значения налога;

б) получатель соответственно уменьшает сумму налогового кредита по итогам такого налогового периода, в случае если он зарегистрирован в качестве плательщика налога на дату проведения корректировки, а также увеличил налоговый кредит в связи с получением таких товаров (услуг).

4.5.2. Если в результате такого перерасчета происходит увеличение суммы компенсации в пользу плательщика налога - поставщика, то:

а) поставщик соответственно увеличивает сумму налоговых обязательств по итогам налогового периода, в течение которого был произведен такой перерасчет, и направляет получателю расчет откорректированного значения налога;

б) получатель соответственно увеличивает сумму налогового кредита по итогам такого налогового периода, в случае если он зарегистрирован в качестве плательщика налога на дату проведения перерасчета.

4.5.3. Уменьшение суммы налоговых обязательств плательщика налога - поставщика при изменении компенсации стоимости товаров (услуг), предоставленных лицам, не являвшимся плательщиками данного налога на момент такой поставки, разрешается только:

а) при возврате ранее поставленных товаров в собственность поставщика с предоставлением получателю полной денежной компенсации их стоимости;

б) при пересмотре цен, связанных с гарантийными заменами товаров”.

Расходы по выполнению гарантийных обязательств в отношениях между юридическими лицами должны в любом случае осуществляться за счет прибыли предприятия; создавать валовые затраты они не могут.

Предъявление и получение претензий.
Замена и возврат некачественных ТМЦ

Предъявление претензии относится к досудебному порядку урегулирования споров. На этом этапе одно предприятие указывает другому на факты ущемления своих законных интересов. В претензии, предъявляемой в письменном виде за подписью руководителя предприятия, должны содержаться требования устранить или добровольно исправить нарушения. Она должна содержать полное наименование предприятия-предъявителя и предприятия-ответчика с указанием реквизитов и почтовых адресов. В тексте должны быть изложены конкретные требования, приведен расчет суммы нанесенного ущерба (недостачи, штрафных санкций), сделаны ссылки на пункты договора и статьи соответствующих нормативных актов, указаны наименования и реквизиты прилагаемых документов (к таким документам относятся товарно-транспортные накладные, доверенности, акты приемки-передачи и т. д.).

Формы претензий могут быть как совсем простыми (простое письмо-уведомление, какой-нибудь бланк, предусмотренный в базовом договоре, копия акта приемки-передачи и т. п.), так и достаточно сложными (с актами испытаний, заключениями независимых экспертов, сложными расчетами, сверками платежей и поставок и т. п.).

Приведем образец несложной аргументированной претензии:

Претензия
о возврате уплаченных сумм за некомплектную продукцию (товары)
на сумму 820 грн

По товарной накладной № 57 от “14” ноября 2007 года в наш адрес вами была поставлена продукция:

бытовые нагреватели ТН-22, 75 ед., по цене 100 грн за ед., на сумму 7500 грн.

Груз был доставлен автомобильным транспортом вашего предприятия в опломбированном контейнере; пломбы находились в сохранности.

Ваш счет № 1348 от “10” ноября 2007 года на сумму 9000 грн (в том числе НДС 1500 грн) нами оплачен полностью.

При приемке бытовых нагревателей ТН-22 установлено, что вами не поставлены шнуры электрического подключения к 40 (сорока) комплектам изделия, которые должны входить в комплект согласно списку комплектации (приложение 6 к договору).

Цена недопоставленных элементов: 20,5 грн за ед.

Всего стоимость недопоставленных комплектующих составляет 820 грн.

На основании п. 41 договора поставки предлагаем вам: перечислить на наш расчетный счет стоимость недопоставленных комплектующих на сумму 820 грн.

Приложения:

1. Акт приемки продукции № 12 от “14” ноября 2007 года.

2. Товарная накладная № 57 от “14” ноября 2007 года.

3. Платежный документ № 121 от “11” ноября 2007 года.

4. Выписка из технических условий и списка комплектации (приложение 6 к договору).

5. Пломба отправителя - исправная.

Всего на 11 листах.

Руководитель предприятия Зинченко В. В.

Претензию лучше всего отправить заказным письмом либо вручить под расписку. Почтовую квитанцию о приеме заказного письма необходимо хранить на случай предъявления иска.

Иск является претензией, обращенной к контрагенту через суд. Форма и содержание искового заявления определены в ст. 54 Хозяйственного процессуального кодекса. Исковое заявление должно содержать:

- наименование хозяйственного суда, в который подается заявление;

- наименование (для юридических лиц) или фамилию, имя и отчество (для физических лиц) сторон, их местонахождение (для юридических лиц) или местожительство (для физических лиц), идентификационные коды субъекта хозяйственной деятельности при их наличии (для юридических лиц) или индивидуальные идентификационные номера при их наличии (для физических лиц);

- документы, подтверждающие статус гражданина - субъекта предпринимательской деятельности;

- указание цены иска, если он подлежит денежной оценке;

- содержание исковых требований; если иск подается к нескольким ответчикам - содержание исковых требований к каждому из них;

- изложение обстоятельств, на которых основываются исковые требования; указание доказательств, подтверждающих иск; мотивированный расчет взыскиваемых или оспариваемых сумм; законодательные акты, на основании которых подается иск;

- сведения о принятии мер досудебного урегулирования спора, если таковые имели место;

- перечень документов и других доказательств, прилагаемых к заявлению.

Первоначально претензия предприятия, предъявленная поставщику, может быть учтена следующим образом:

- Дт 374 “Расчеты по претензиям” - Кт 631 “Расчеты с отечественными поставщиками” - если материальная ценность еще не оприходована на склад, в производство и т. п.;

- Дт 374 “Расчеты по претензиям” - Кт 23 “Производство”, Кт 20 “Производственные запасы”, Кт 22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, Кт 28 “Товары” и т. п.- если материальная ценность уже была оприходована в производство, на склад и т. п.

На следующем этапе определяются источники погашения всех недостач и производится их компенсация. Как правило, поставщик забирает отбракованную продукцию и взамен предоставляет другую, соответствующую условиям договора поставки, что отражается проводкой:

- Дт 374 “Расчеты по претензиям” - Кт 631 “Расчеты с отечественными поставщиками” (сторно)

или проводкой:

- Дт 23 “Производство”, Дт 20 “Производственные запасы”, Дт 22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, Дт 28 “Товары” и т. п.- Кт 374 “Расчеты по претензиям”.

Когда поставщик отказывается удовлетворить претензию о замене некачественного товара качественным и покупатель обращается в суд, факт превращения обычной хозяйственной претензии в претензию судебную можно не отражать в бухгалтерском учете, продолжая учитывать документ в общей массе претензий (т. е. на субсчете 374 “Расчеты по претензиям”). Но можно и открыть специальный субсчет второго порядка 374/1 “Расчеты по претензиям. Обращение в суд”, и переместить туда поданную претензию проводкой: Дт 374 - Кт 374/1.

На стороне поставщика претензия может быть учтена следующим образом:

- Дт 704 “Вычеты из дохода” - Кт 36 “Расчеты с покупателями и заказчиками” - учет полученной претензии по договорной цене с НДС;

- Дт 704 “Вычеты из дохода” - Кт 641/НДС “Расчеты по налогам. НДС” (сторно) - уменьшение налоговых обязательств по НДС в связи с уменьшением стоимости отгруженной (реализованной) продукции;

- Дт 704 “Вычеты из дохода” - Кт 36 “Расчеты с покупателями и заказчиками” (сторно на сумму претензии с НДС) и Дт 704 “Вычеты из дохода” - Кт 641/НДС “Расчеты по налогам. НДС” - отражение отзыва покупателем своей претензии;

- Дт 791 “Результат основной деятельности” - Кт 704 “Вычеты из дохода” - отражение удовлетворения поставщиком (продавцом) претензии покупателя.

Замена некачественной продукции может осуществляться по простой либо по сложной схеме.

Простая замена некачественных ТМЦ осуществляется обычно в рамках текущих (“рабочих”) претензий, когда покупатель направляет поставщику письмо-претензию, в котором требует заменить некачественные товары (к письму прилагаются акт приемки-передачи по качеству и, при необходимости, другие документы). Такие замены, если они осуществляются быстро, могут отражаться лишь на уровне первичных документов, не затрагивая бухгалтерский и налоговый учет.

К сложным заменам следует отнести замены, производимые поставщиками по решению суда, замены в рамках исполнения гарантийных обязательств, замены при постпродажных скидках и бонусах и т. п. Для отражения их могут быть использованы следующие проводки:

У покупателя:

- Дт 374 “Расчеты по претензиям”- Кт 23 “Производство”, Кт 20 “Производственные запасы”, Кт 22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, Кт 28 “Товары” и т. п. и Дт 631 “Расчеты с отечественными поставщиками” - Кт 374 “Расчеты по претензиям” - возврат поставщику некачественных ТМЦ;

- Дт 23 “Производство”, Дт 20 “Производственные запасы”, Дт 22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, Дт 28 “Товары” и т. п.- Кт 631 “Расчеты с отечественными поставщиками” - получение от поставщика качественных ТМЦ взамен возвращенных.

У поставщика (продавца):

- Дт 36 “Расчеты с покупателями и заказчиками” - Кт 701 “Доходы от реализации готовой продукции”, Кт 702 “Доходы от реализации товаров” и т. п. (сторно) - уменьшение стоимости отгрузки на сумму признанной претензии, по договорной цене с НДС;

- Дт 701 “Доходы от реализации готовой продукции”, Дт 702 “Доходы от реализации товаров” и т. п.- Кт 641/НДС “Расчеты по налогам. НДС” (сторно) - уменьшение налоговых обязательств по НДС исходя из стоимости выставленной покупателем претензии;

- Дт 36 “Расчеты с покупателями и заказчиками” - Кт 701 “Доходы от реализации готовой продукции”, Кт 702 “Доходы от реализации товаров” и т. п.- поставка качественных ТМЦ взамен отбракованных.

Далее подлежит сторнированию вся линия бухгалтерского отражения отгрузки (реализации) ТМЦ по себестоимости. Поставка качественной продукции отражается как новая реализация.

Пример 1. Учет операций по простой замене некачественной продукции

Осуществлена поставка по договору купли-продажи готовой продукции; договорная цена с НДС - 306 000 грн; цена партии по себестоимости - 190 000 грн.

По половине продукции покупателем была предъявлена претензия в связи с ее ненадлежащим качеством.

Поставщик согласился с претензией и произвел замену некачественных ТМЦ.

Бухгалтерский и налоговый учет - см. в таблице 1.

Таблица 1

Наиболее наглядными случаями сложных замен являются замены некачественных товаров в сфере исполнения гарантийных обязательств. В учете поставщика (продавца) там отражаются не только операции по взаимодействию с покупателем (получение и исходная бухгалтерская обработка претензии, отражение движения возвращаемых и замещающих товаров и т. п.), но и ряд сопутствующих обеспечительных операций (гарантийное обслуживание и гарантийные ремонты, экспертизы, перепредъявление претензий по качеству к предприятиям-изготовителям и т. п.). Материал по обеспечению гарантийных обязательств сравнительно недавно публиковался в нашем еженедельнике (см. “Фортекс” № 16/2007, с. 8–16), поэтому пример на эту тему мы не приводим.

Возвраты некачественной продукции и товаров, которые осуществляются согласно общим нормам гражданского законодательства, законодательства о защите прав потребителей и условиям договоров, следует отличать от возвратов исправных товаров, осуществляемых в рамках правил торговли и прав покупателей отдельных видов товаров (этот случай мы сегодня не рассматриваем).

Окончательный (то есть без согласия на замену) возврат товара покупателем требует наиболее тщательного документального оформления. Покупатель, желающий вернуть товар, направляет продавцу сообщение об этом с соответствующей аргументацией и подтверждающими документами (акт отбраковки, заключение специальной комиссии, заключение независимых экспертов и т. п.).

Пример 2. Учет отказа от договора и возврат некачественной продукции и товаров

На основании договора поставки покупателю были отгружены строительные материалы по договорной цене с НДС на сумму 150 000 грн (цена по себестоимости - 100 000 грн).

Покупатель предъявил претензию по одной из номенклатур поставки на сумму 60 000 грн с НДС (себестоимость - 40 000 грн). Совместная техническая комиссия установила, что материалы указанной номенклатуры подлежат в полном объеме возврату поставщику и что замещающая поставка качественных материалов невозможна ввиду новой конъюнктуры на рынке.

Отбракованные строительные материалы возвращены поставщику. Поставщик вернул покупателю деньги.

Бухгалтерский и налоговый учет - см. в таблице 2.

Таблица 2

Иван Ешко,
экономист-аналитик еженедельника “Фортекс”

Газета “Фортекс” № 48-49/2007 (№ 256-257), от 24.12.2007 г.